O crescimento do produtor de eventos virtual

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No nosso artigo semanal (com alguns de atraso, nos desculpem!), trazemos algo que muitas pessoas estão de olho: O produtor de eventos virtual.
Sim, é possível (este que vos escreve, Gabriel, é um deles!), mas demanda dedicação e muito esforço.
É um artigo do blog Event Manager que, como sempre, tem assuntos fantásticos.
Sem mais delongas, vamos ao artigo:

Avanços em tecnologia criaram novas maneiras de trabalhar dentro da indústria de eventos. Existem muitas oportunidades de trabalhar de casa, virtualmente, com excelentes resultados.

Planejar eventos tem se tornado mais “inteligente” e a tecnologia trouxe possibilidades para trabalhar globalmente. Trabalho virtual significa que, agora, você pode compartilhar suas habilidades mais facilmente e expandir sua clientela ao redor do mundo. Você também pode suprir suas necessidades quando você precisar, aonde precisar, sem necessariamente recrutar um membro permanente para sua equipe.
Colaboração e expansão de oportunidades de trabalho podem ser aproveitadas do conforto de seu escritório que você construiu para criar uma rede de empregados virtual ao redor do mundo, buscando um mesmo objetivo.

Se você sempre buscou ser um produtor que trabalha de casa, agora é definitivamente possível. Esse guia pode te ajudar a ser um freelancer, melhorar seu perfil, encontrar clientes e trabalho, know-how para ajustar seu preço, manter-se organizado e conquistar o sucesso.
Não tenha mais escritório, apenas planeje os eventos que você ama!

Organize seu trabalho virtual.

Organize seu trabalho virtual.

Então, quais são as oportunidades que essa nova geração de produtores de eventos e como você pode começar a oferecer serviços como produtor virtual?

Getting Started as a Virtual Event Planner

Primeiro você precisa decidir o que você pode e o que você fornecerá. Obviamente, como um produtor, você quer organizar, planejar ou gerenciar eventos, mas você precisa determinar em qual capacidade e quais serviços você oferecerá. Por exemplo:
Você é criativo? Você pode ver as ofertas para criação de logos, publicações e material promocional de eventos.
Talvez você é mais interessado em marketing de eventos e pode ajudar com a promoção de eventos, competições, paginas nas redes sociais ou contas online pra um evento específico?
Ou então você é excelente em conversar com clientes, participantes e patrocinadores para arrecadar fundos e criar oportunidades?
Seu foco é em ajudar nas tarefas administrativas?
Ou talvez você tenha muita experiência em processos jurídicos, como contratos e termos de uso? Ou saúde e segurança?
Talvez você possa oferecer consultoria para aqueles que querem organizar seus próprios eventos, se você tiver uma boa experiência.

Ultimamente, as opções são ilimitadas, você apenas precisa usar suas forças como um guia e construir a partir daí.

Setting Your Virtual Price

Isso pode ser a parte mais difícil de ser freelancer, especialmente se você possui pouca ou nenhuma experiência. Existem dois riscos aqui:
Muito baixo: Isso mostra aos seus potenciais clientes que tanto seus serviços não valem tanto a pena, quanto você não tem confiança em si mesmo, o que significa que está trabalhando você mesmo (conquistando as primeiras experiências), ou que você não está recebendo muitas ofertas.
Muito alto: Aqui é, geralmente, onde as pessoas erram. Se for muito alto você pode não conseguir clientes porque está em um “patamar” muito elevado, ou, na pior parte, você é contratado por um cliente com altas expectativas por estar pagando mais e você não conseguir entregar, o que pode ser desastroso, tanto para o cliente quanto para você.

Você precisa encontrar um preço médio que permite mostrar aos seus clientes que você possui um preço competitivo. Você pode realizar isso de várias maneiras, de acordo com as opções:
Por projeto: Ofertas oferecidas por projeto ou conquistas quantitativas são populares entre quem realiza esse trabalho específico. Por exemplo, criar uma página do Facebook para um evento, produzir um flyer, criar um site de registro. Com algumas informações básicas, você terá uma boa ideia de quanto tempo isso irá levar, o quanto irá exigir de você, e poderá ajustar o preço baseado nisso.
Por hora: Ofertas por reserva de horas para planejamento de eventos é o método mais difícil, pois algumas atividades são difíceis de provisionar o tempo exato. Por exemplo, se você está assessorando o evento com um patrocinador, você não quer colocar seu preço por projeto porque isso tomará tempo que você não estará sendo pago. Ao invés disso, você pode configurar horas para situações desse estilo. Porém, é uma situação que necessita ser deixada clara com o cliente.
Combinação ou Porcentagens: Essa última opção é a mais comum quando você tem mais experiência e está trabalhando com empresas de reputação, que você conhece e estão indo bem. Por exemplo, você irá organizar uma cobrança única no começo da organização do evento e então receber uma porcentagem dos ingressos na porta, ou uma parte dos patrocinadores, dependendo de quais habilidades você foi contratado para realizar. Muitos clientes gostam dessa maneira, pois o salário do contratado depende exclusivamente de quanto ele trabalha. Porém, essa não é a maneira mais lucrativa de fazer as coisas, e é difícil de discutir preços após os eventos, caso ache que está sendo mal remunerado.

Organization as a Virtual Event Planner

Planeje seu tempo de trabalho virtual.

Planeje seu tempo de trabalho virtual.

Agora que você sabe o que quer fazer e o quanto quer cobrar por isso, você precisa se adaptar para o trabalho virtual. Trabalhar num ambiente virtual traz benefícios como trabalhar de casa, mas isso também tem seus próprios desafios, como mais distrações, menos interações, etc. O que ajuda é a organização pessoal e a produtividade. Trabalhar em seu próprio ambiente, especialmente em uma indústria acelerada, ajuda a reduzir o estresse, mas também pode aumentar a facilidade de se distrair, diminuindo sua motivação e sua produtividade.
Para lutar contra isso, permanecer organizado é vital (provavelmente mais do que trabalhando em um escritório convencional), e você pode fazer isso de várias maneiras:

  1. Calendário pessoal é essencial.
  2. Não é porque o trabalho é virtual que você não precisa imprimir os arquivos e guardá-los, então tenha um espaço ou um sistema para isso.
  3. Tenha uma mesa, escritório ou espaço pessoal dedicado ao seu trabalho, onde você conseguirá ser produtivo. Isso se tornará em breve um hábito.
  4. Salve tempo para você mesmo, um intervalo para almoço ou para ver um amigo, pois isso ajuda a quebrar o dia e manter-se focado, quando retornar.

Finding Work and Clients

Sem trabalho significa sem dinheiro e você não pode ficar assim.
Se você for novo em planejar eventos virtualmente, você pode não saber onde procurar, porém você provavelmente começou sem saber realizar essa busca.

Social Media
Ser um produtor virtual significa que você terá todo um network na ponta de seus dedos se utilizá-lo corretamente.
Crie contas business e use as mídias sociais para promover seus projetos e a si mesmo. Isso cria um portfólio para si mesmo e ajuda a criar burburinhos sobre seus serviços. Você pode também conversar com novos seguidores (leads) que são interessados em seus serviços.
GetNinjas (dica do autor)
Essa plataforma online funciona baseado em localização e expertise. Você cadastra seu perfil, com o que quer trabalhar, e sempre que um usuário procurar por alguém naquela região, você será notificado.

5 Top Tips for Virtual Event Planning Success

  1. Engage sua audiencia
    Diferente do convencional, você pode ser facilmente ignorado se for um produtor virtual, o que significa que precisará destacar-se para manter as coisas em alta com seus potenciais clientes e participantes.
    Uma ótima forma de realizar isso é criar um mídia kit para seus produtos e serviços com um layout profissional e ótimos gráficos para deixá-los boquiabertos do começo ao fim, dando um motivo para eles se conectarem a você.
  2. Jogue com suas forças
    Sempre ofereça o que você pode entregar realmente bem, então não faça promessas que você não pode cumprir. Seja honesto, mas sempre esteja preparado para um desafio, pois pouca experiência não quer dizer que você não pode fazer isso!
  3. Construa experiências
    Comece pequeno, não queira começar realizando um festival com ingressos esgotados de primeira. Você pode, inclusive, começar com festas para crianças, aniversários de amigos e de familiares e aprendendo com isso.
  4. Seja estusiasmado
    Faça as pessoas gostarem de trabalhar com você, e querer isso cada vez mais. Quando você estiver tentando convencer um cliente a te contratar, um colaborador para trabalhar junto com você ou mesmo aumentar sua presença online, esteja feliz e demonstre isso, tanto pessoalmente, quando por email e qualquer outra forma de contato.
  5. Não esqueça de fazer uma pausa
    Uma das vantagens e também das desvantagens de trabalhar virtualmente é que você pode trabalhar em seu tempo. Planejar evento pode ser difícil e estressante e uma forma rápida de ficar louco é não tirar um tempo para você.
    Como estará trabalhando de casa, você deve ter uma área completamente livre de trabalho para relaxar e evitar o estresse, para depois voltar para o trabalho!

Conclusão
Produtor de evento virtual pode ser incrivelmente gratificante e mais fácil do que nunca. Utilizando tecnologias e mídias sociais você pode planejar eventos e vender seus serviços. É importante lembrar que, enquanto procurar clientes e trabalhar tem ficado mais fácil com sites de freelancer, você ainda precisará se manter competitivo e ter uma visão clara do que está oferecendo para competir no mercado.

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